엔터프라이즈콘텐츠관리(ECM) 시스템
◇ECM의 특징
엔터프라이즈콘텐츠관리(ECM)나 콘텐츠관리시스템(CMS)이라는 용어가 최근 국내에서도 회자되고 있다. 미국에서는 3년전부터 CMS가 논의되더니 작년부터는 ECM이 일반화돼 문서관리나 웹상의 콘텐츠 관리에 폭넓게 사용되고 있다. 우리나라도 작년부터 CMS라는 용어가 출현하기 시작했으며 외국처럼 ECM에 대한 관심도 높아지고 있다.
ECM은 CMS의 한 분야로서 콘텐츠관리를 대규모 시스템화한 것을 뜻한다. ECM의 출현은 1990년대 초반부터 시작된 광파일시스템으로 거슬러 올라간다. 문서를 스캐닝해 저가의 저장매체인 CD에 보관하고 활용하는 기능에서 발전해 1990년대 중반에는 이미지 문서관리시스템을 거쳐 현재 시장을 형성하고 있는 EDMS와 CMS로 발전했다. CMS는 웹을 기반 환경으로 도면·CD·사진·이미지·동영상·비디오·오디오 등의 자료들을 관리하며, 디지털 아카이빙이나 웹상에 작성한 정보를 즉시 게시하는 웹출판을 지원한다.
ECM은 이처럼 콘텐츠 관리를 지원하는 CMS와 문서관리를 위주로 하는 EDMS의 사상을 결합한 것이라 할 수 있다. 최근 들어 파일넷이나 도큐먼트 등 대부분의 해외 EDMS 소프트웨어가 현재는 ECM으로 전환되고 있는 양상이다.
이런 ECM에는 몇 가지 특징이 있다.
첫번째 특징은 XML을 메타데이터 표현 도구로 사용한다는 것이다. 기존에는 제목이나 날짜, 작성자 등 콘텐츠를 표현하는 메타정보를 개발자가 임의로 정의했기 때문에 타 시스템으로 전환하거나 콘텐츠의 외부 전달시 메타항목까지 전달하는 활용성을 기대하지 못했다. 하지만 ECM을 활용할 경우 여러 부품 소프트웨어가 손쉽게 상호 연동을 할 수 있게 됐다. 문헌정보학에서는 메타정보가 300여가지에 이를 정도로 복잡하고 다양한데, 이 많은 항목을 사전에 정의할 수 없고 비현실적이기 때문에 이용자가 직접 메타항목을 정의하고, 이에 따른 입력 형식을 구현하기 위해 이용자 정의형 메타정보 템플릿을 지원하고 있다.
두번째 특징은 포털 구조를 지원하며, 필요시 외부 전문 포털시스템과 유기적으로 운용할 수 있다는 점이다. 모든 자료들은 포털 체계하에서 조회나 검색을 할 수 있다. 검색엔진은 기본적으로 채택하는 사양이며, 소프트웨어에 따라서는 워드나 OA자료, 심지어 OCR를 이용하여 인식한 문자로 스캐닝한 문서까지도 검색할 수 있는데, 이같은 내용기반의 검색은 기존의 메타정보에 의한 검색보다 수십배나 많은 자료를 찾아줄 수 있다. 또 검색한 색인어가 존재하는 페이지만 건너뛰면서 조회할 수 있기 때문에 필요한 자료인지를 빨리 판단할 수 있다.
포털 구조와 함께 콘텐츠관리시스템을 특징짓는 또 하나의 기능이 웹 출판 기능이다. 홈페이지의 경우처럼 웹상에 새로운 내용이나 변화를 위해서는 디자이너와 프로그래머를 동원하거나 직접 HTML 작성 방법을 배워야 하지만 ECM에서는 메타정보 정의 및 내용을 템플릿에 의거해 기술하기만 하면 희망하는 위치와 형태로 웹상에 출판을 할 수 있다.
세번째 특징은 OA자료를 위주로 저장 및 관리를 하는 기존의 EDMS와 달리 반정형화된 HTML이나 XML문서도 대상이며, DBMS에서 관리하고 있는 수치 위주의 정형화된 자료까지도 관리 대상이라는 점이다. 즉, 데이터 파일이나 리포트 형식의 자료, 각 테이블 자료도 연관하여 콘텐츠 자산화를 하는 점이 다르다.
그러다 보니 자연스럽게 ERP나 인적자산관리(HRM), 데이터웨어하우징(DW), 고객관계관리(CRM), MIS 등 여러가지 시스템과 상호 연동하여 운영하는 확장성이 네번째 특징이 되고 있다.
마지막으로는 ECM은 기존의 다양한 요소 소프트웨어들을 종합적으로 확장시킨 시스템이기 때문에 업무 분야에 따라 특수화에 손쉽게 대응할 수 있다는 장점이 있다. 즉, 기존 EDMS나 WCM보다 훨씬 복잡하지만 단기간에 이용자의 요구에 대한 대응이 가능하여 도입 기간을 많이 소요하지 않아도 된다.
◇콘텐츠의 라이프사이클
CMS에서는 자료의 수집을 캡처라고 한다. 스캐닝한 자료나 OA자료, 사진, 동영상 이외에 메일자료, 전산 출력물 등도 수집 대상이다. 캡처와 관련된 프로세스는 템플릿이 가장 먼저 적용된다. 경우에 따라서는 워크플로를 활용해 콘텐츠의 경로 전달을 하는 경우도 있다.
수집된 자료들은 체계적으로 관리하고 검색을 용이하도록 하기 위해 색인어 추출이나 분류 및 주제 부여 등을 위한 오거나이즈(organize) 단계를 거친다. 보안처리, 콘텐츠의 위치정보, 로그정보 등 특성화된 정의를 하는데, 특히 스캐닝한 문서의 경우 문자 인식도가 높은 서양에서는 문서인식을 하여 문서의 포맷에 맞게 분석 및 배열을 지원하는 폼 프로세싱이 매우 발달했다.
하지만 한글은 인식도가 상대적으로 낮고 시장성이 작아서 아직 초보적인 단계를 벗어나지 못하고 있다. 그렇지만 인식된 문자를 이용한 검색이나 검색어에 대한 역상 처리를 하는 이미지 하이라이팅과 같은 기술들은 이미 실용화 단계에 있다. CMS 자료 중 70%이상을 차지하는 이미지 자료에 대한 다양한 기능들은 EDMS 분야에서 개발이 충분히 되어 있는 상태다.
전산 출력물의 경우 기존에는 COLD(Computer Output for Laser Disc)라는 이미지 형태로 저장을 하였으나 ECM에서는 PDF로 전환을 시켜서 출력물 모양으로 보관하고 있다. 필요시 검색을 지원하는 리포트 관리 기능을 지원하고 있다. 새로운 방식은 검색엔진의 도움으로 리포트내의 단어를 매개로 검색을 하는 내용기반의 검색이 지원되기 때문에 검색 분야에서 훨씬 효율적인 장점이 있다. 이같은 출력물을 관리하는 기능을 출력물관리(output management)라고 한다.
저장된 자료를 이용자나 중간 유통업체에 전송하는 것을 ‘신디케이션’이라고 한다. 기존의 에이전트(agent)를 발전시킨 개념이다. CMS에서 신디케이션은 메일이나 에이전트방식보다 훨씬 자유롭고 편리하다.
콘텐츠의 활용 방식은 기존 시스템들이 대부분 제목이나 작성자, 날짜 등의 요소에 따라 조회를 하는 데 비해 ECM은 디렉터리 방식에 의한 조회를 위주로 한다. 디렉터리 조회는 분류체계의 기본이 필요하고, 주제별 분류를 하는 대규모 포털과 같이 굳이 한가지 방식의 분류만이 아니라 소규모화한 주제, 다차원적인 주제별 포털 등 여러가지 부분 포털을 중복해 구현할 수도 있고, 개인포털을 포함해 전체를 하나로 시스템화하여 운영할 수도 있다.
MIS나 ERP 등 정형자료 관리에서 DBMS가 필수적인 시스템 소프트웨어로 자리를 잡은 것처럼 ECM에서는 검색엔진이 기반 시스템화했다. 굳이 포털 구조가 아니라도 저장한 자료 중 특정 자료의 조회에 검색엔진을 도입하지 않는다면 CMS라고 할 수 없을 정도로 필수적인 기반 기술인 것이다.
◇ECM의 발전
조사에 따르면 미국 기업들이 차기 정보화 투자에서 ECM 혹은 CMS의 도입을 보안시스템 다음으로 높은 우선순위로 손꼽았다고 한다. CMS의 한 분야인 WCM은 큰 비용의 투자가 없어도 홈페이지를 수정할 때 기존에 필요하였던 디자이너나 프로그래머의 지원이 없이 수시로 갱신이나 추가, 홈페이지 구도의 변경 등이 자유롭다는 관점에서 중소규모의 기업에 우선적으로 도입이 고려되고 있다. 대규모 기업집단은 PC나 서버에서 수집 및 활용되지 않고 있는 콘텐츠들을 자산화할 수 있고, 재사용에 의해 기업 비용의 최적화를 할 수 있기 때문에 지식경영시스템의 일환으로 기반 시스템으로서 구축이 활발한 것이다.
콘텐츠의 생성에서 유통, 관리, 폐기 및 복원 등 콘텐츠의 라이프사이클을 종합적으로 관리하는 기록물 관리규정이 리코드관리시스템(RMS:DoD5015.2)이라는 미국 국방부 표준으로 제정돼 이 인증을 받지 못한 CMS는 미국 정부에서 구매를 하지 않고 있다. RMS는 국내의 정부기록보존소에서 제정한 기록물관리와 기능적으로는 유사하지만 좀 더 엄격한 적용을 하며, 구현이 어렵다.
ECM의 특징 중 하나는 바로 이같은 RMS, 다이나믹 포털, 저작권 보호나 자연어 검색 등 CMS의 요소 프로그램들을 다수 수용해 더욱 큰 규모의 ECM을 형성한다는 점이다. 즉, CMS 패키지간의 결합이 활발하다.
국내에도 CMS를 개발하고 있는 업체들은 20여 군데가 있으나 ECM까지 발전을 시킨 업체는 그리 많지 않다.
해외에서와 같은 ECM과 ERP간의 상호 연동 사례도 국내에 있다. 예를 들어 건설전문 ERP에 도면관리와 건설현장의 영상파악, XML 형태의 ISO9001 조회, 건설사 전용 EIS, 인력조회, 그룹웨어와 연동한 문서관리 등 ECM의 기능들이 결합돼 종래의 관리기능을 훨씬 풍부하게 지원하는 새로운 확장형 ERP가 바로 그것이다.
ECM은 단독으로 운영되던 EDMS와 달리 DBMS로 대표되는 정형 자료와 IRS가 관장하는 비정형자료 분야를 상호 연결해 새로운 전산시스템 환경을 지원하고 있으며, 좋은 성공 사례가 다수 발생하면 기존 전산시스템의 개념을 상당히 바꾸는 등 인트라넷 기반 시스템으로서 급격히 발전하게 될 것이다.
◆ 임무혁
△엔디엘 대표이사
△정보처리기술사
△숭실대학교 전자계산학과 졸업
△삼성전자 SW개발부
